Pôle Administratif

Il est constitué de plusieurs services :

  • Assistante de direction,
  • Secrétariat,
  • Accueil,
  • Service Entretien.

Ces différents services fonctionnent en transversalité, sous l’autorité hiérarchique du Directeur, ce qui permet en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, d’avoir une meilleure approche des différentes actions mises en place par les autres Pôles, par les administrés ainsi que la continuité des actions du CCAS par la gestion des affaires courantes.

 

L’Assistante de direction, est chargée :

  • d’organiser de façon permanente l’environnement professionnel du Directeur,
  • de réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
  • de suivre les projets et les activités du CCAS en liaison permanente avec la Direction,
  • d’organiser et de planifier les Conseils d’Administrations,
  • de suivre les manifestations diverses et assure le suivi budgétaire de la régie d’avance des tickets alimentaires, chèque d’accompagnement personnalisé.

Le Secrétariat, est chargé :

  • de l’accueil physique et téléphonique afin d’orienter le public vers les différents services,
  • de réceptionner les différents courriers et demande de chaque administré d’enregistrer leurs demandes et de transférer vers le Directeur lors de la signature du parapheur pour visa, pour ensuite orienter vers le service concerné.
  • scanner chaque courrier enregistré, ensuite classer sur le logiciel M’Files afin que les services puissent avoir une recherche rapide des documents.
  • de la gestion de la salle de réunion (réservations et les feuilles de présence) ainsi que la gestion des diverses fournitures administratives.
  • de préparer, lors des conseils d’administration, les différentes affaires sous forme de dossier pour le bon déroulement de la séance.
  • du procès verbal en l’absence de l’Assistante de Direction et des extraits de procès verbal.
  • d’assister aux différentes réunions selon le besoin du Directeur et de la prise de note et d’effectuer le compte rendu de la réunion.
  • de rédiger les différentes conventions de prestations auprès des fournisseurs.

L’accueil, est chargé :

  • de l’accueil téléphonique et physique ;
  • de délivrer et renouveler les cartes libertés (personnes âgées) ;
  • de délivré les attestations pour les personnes en situation de handicap (pour les réductions de la carte avec la société Citalis) ;
  • de restituer les colis alimentaires.

Le Service Entretien, est chargé :

  • de nettoyer et veiller à la propreté des lieux du CCAS. Les nettoyages sont faits chaque matin et soir.